GoTheDistance

ござ先輩と言われています。(株) クオリティスタートという会社をやっています。

Eメールで作業内容を管理するのはやめましょう

BacklogとかサイボウズLiveとかをご存じないクライアント様が結構多くて、そのような方々にとってのコラボレーション・ツールはほぼ間違いなくEメールになります。まずその啓蒙から入って仕事をさせて戴くことが多くなりました。

お打ち合わせの場でAction決めて、その後はちょいちょいメールフォローでだましだましやってこれた時もあったのですが、やっぱこれダメだってことになったので、その話をしたいと思います。

Why Email Collaboration SUCKS

そもそも、Eメールは双方向性があるようで無いツールです。Eメールでの各種進捗管理は、以下の点で非常に効率がよろしくありません。

1つのメールに複数の事項が含まれることがある

例えば、Xさんに対してAという事項の修正事項が記載されたメールに対して、Xさんが返信を行ったとします。その返信に対して別のBという事項のご相談があると、追いかけるのが困難になり、対応が遅れる or 対応漏れが起こりえます。

また、XさんとYさんに対して同時に作業を依頼するメールがやってきた場合は、指示されたXさんとYさんからすれば「お前の進捗どうでもええわ」になりかねませんし、「各位 ご意見下さい」メールなどめんどくさいだけのメールはそっと消えていきます。

Eメールで話の流れを変えられるのはツラすぎますし、その中でドキュメントやソースコードの改訂が入った日にはそのバージョン管理も同時に行わねばならず、しなくてもいい苦労をすることになります。

対応したログが残らず、どんな意思決定をしたのか見えなくなる

メールは返信で追跡できるとはいえ、「5件ぐらいメールをやり取りしたけど、今はどうなったの?」という状態管理を行うのには向いていません。誰が・いつ・どうやって・どのように完了したのかをメールを一連のトピックに紐付けて管理せねばならず、結局の所は終わったか流れたかぐらいしか脳内に残らず、終わったけど結局コレでいいんですかねっていう議論はなされにくいです。

懸案事項に対する対応の流れや状況管理が出来ず、全体が見えない。

メールベースでは、誰にどれだけ何の仕事(作業)があるのか全体像が把握するのが難しく、作業の優先順位をつけることが困難になります。何か色々な人が動いているんだけど、結果的によくわからないことになります。

情報共有の肝は、「お前は直接関係ないけど取り敢えず見とけテロ」を如何に排除できるかです。必要な人に必要な情報だけを如何に届ける事ができるか。自分のアクションに関係ないノイズを減らさなければコミュニケーションのオーバヘッドが大きくなる一方です。その上で初めて、皆で本当に共有したらいいこともハッキリしてくると思います。

というわけで、「なんでそんなプロジェクト管理の為のツールが必要なの」って言われたら上記のEメールで仕事を管理するのはダメっていう弊害をうま〜くお使い頂きまして、少しでも生産性の高いプロジェクト環境にして頂ければと思います。

追記

Eメールでは過去の情報に新しいメンバーがアクセス出来ない、というご指摘を頂きました。

そして一度送られたEメールは、どこか共通の場所に格納される、ということはありません。情報が適切に蓄積されないわけですね。

その結果、新規に参加したメンバーが、過去の情報にアクセスできなくなります

これは新規参加メンバーからすると、非常にツラいのです。

Emailがコラボレーションツールに適していないもう1点 - 技術情報棚卸し(平日限定)